Görans Digitaltips

Om du ska e-posta stora filer finns det en risk att bilagans storlek överskrider den kvot du har från Internetleverantören eller e postprogrammet. Det finns dock webbplatser på nätet där du kan parkera filer och skicka en länk till den som ska ha filen. Göran Lindgren ger här ett exempel på en sådan tjänst.

Jag har börjat använda en tjänst som heter Dropbox för detta ändamål. Men den har även andra fördelar. Det som fick mig att börja använda den mer regelbundet är att den kan synkronisera filer på olika datorer.

Synkronisering

När jag arbetar med en Powerpoint-presentation på min stationära dator sparar jag den i min Dropbox på denna dator. Dropboxmappen  är som en vanlig mapp men har också en koppling till nätet. På både min stationära dator och på min bärbara dator har Dropbox¬programmet installerat en Dropbox.

När jag  vill  fortsätta att arbeta med min presentation men på min bärbara dator sparar jag resultatet i mappen där jag hämtat dokumentet, i min Dropboxmapp. Om jag fortsätter att arbeta, men nu på min stationära dator, innehåller dokumentet de ändringar jag gjort på min bärbara dator. Dropbox har alltså synkroniserat dokumenten så att den senaste versionen finns tillgänglig på båda datorerna.
Jag har arbetat med samma dokument på olika datorer många gånger tidigare men då alltid sparat på usb-minnen eller skickat dokument till mig själv med e-post (om man gör detta med g-mail får man på köpet en lättillgänglig säkerhetskopia på nätet).
Men att denna automatiska synkronisering skulle fungera så enkelt och smidigt hade jag inte väntat mig. Förutsättningen är att båda datorerna har programvaran Dropbox installerad och att båda är anslutna till nätet.

Skicka filer till andra

En annan och kanske viktigare funktion hos Dropbox är att du enkelt kan dela filer med andra. Du lägger filerna i din Dropboxmapp på nätet, markerar den mapp du vill dela, klickar på Share och anger e-postadressen till den/de du vill dela med. Den eller de man delar med kan både hämta, ändra och spara ändringar i filerna i den mapp man delat ut. Även här förutsätter det att båda datorerna är anslutna till nätet någon stund mellan de olika tillfällena.

För mig har detta fungerat bra, men för viktiga filer bör en backup också göras på annat sätt. Till exempel på ett usb-minne eller en extern hårddisk.

Visa och dela ut foton

Du kan också använda Dropbox som fotoalbum genom att lägga foton där, inbjuda andra att se dem eller dela albumen så andra kan ladda ner bilderna. Foton bör läggas i den Mapp som Dropbox kallar Photos, så att du  kan se bilderna. För andra dokument visas bara deras ikoner och filnamn.

2 Gb utan kostnad

När du registrerat sig för Dropbox har du 2 Gb tillgängligt på nätet utan kostnad. Om man får andra att registrera sig genom att skicka inbjudningar som de använder för att ansluta sig får man själv och de som ansluter sig ytterligare 0,25 Gb i utrymme. Om du ansluter dig med länken här: https://www.dropbox.com/referrals/NTE1OTE5MjA5 så får både du och jag 0,25 Gb extra utrymme. Du kan maximalt få 3b G extra utrymme men som hos många nättjänster kan du köpa mer utrymme. Du ansluter dig på http://www.getdropbox.com.

Denna artikel publicerades något utökad i tidskriften Manus (utgiven av SLFF – Sveriges Läromedelsförfattares Förbund) nr. 4, december 2009, sid 12.